Ik heb een aantal dagen geleden een scanner/printer aangeschaft met de bedoeling om beter met mijn persoonlijke papierwinkel om te gaan. Je leest steeds vaker dat mensen meer moeten doen aan GTD en dat daar tools voor aangeboden worden die dit allemaal een stuk eenvoudiger maakt. Zo ook Evernote.

Evernote is niet nieuw. Sterker nog, ik heb er al een tijdje een account van. Maar sinds kort begin ik er eigenlijk pas de voordelen van in te zien. Ik ontvang steeds vaker post dat wel bewaard moet blijven voor als je het eens nodig moet hebben, maar als de tijd daar is nergens meer te vinden is. Weggegooid tijdens één of andere opruimwoede of ergens achter een stapel boeken gevallen. Met de combinatie scanner + Evernote is dit nu verleden tijd. Scannen, archiveren en uploaden, da’s alles. Door het toekennen van tags en het kunnen doorzoeken van de documenten en/of de foto’s(!) wordt terugvinden echt een eitje. De web-interface werkt als een cloud waardoor ik op al mijn computers alles kan vinden en bewerken.

Geïnspireerd door artikelen op lifehacking en andere website’s ben ik op weg gegaan en gevonden wat ik zocht.

Bovenstaand een voorbeeld van het gemak waarmee dit alles gaat, zij het met een andere scanner. Ook maak ik van al mijn scans eerst een pdf d.m.v. Adobe Pro, aangezien dit het doorzoeken verbeterd, en de bestanden wezenlijk verkleint qua grote. Ook bewaar ik de orginele scans op een externe harde schijf, aangezien het natuurlijk niet zeker is dat Evernote het eeuwige leven heeft. Voor je het weet wordt het overgenomen door bedrijven als Yahoo of Microsoft met als resultaat dat zij hun sausje eroverheen gooien en het origineel simpelweg verzieken.

Een ander voordeel is het delen van eventuele notebooks. Je hebt de keuze tussen delen met de gehele wereld of specifieke mensen die jij opgeeft d.m.v. hun mailadres. Dit maakt het delen van content wel erg gemakkelijk voor bijvoorbeeld projecten etc. Inclusief een heuse RSS feed!!

In mijn geval deel ik nu een map waarin ik publicaties of artikelen uit kranten of het internet plaats die ik (later) wil lezen of gewoon wil bewaren. Je kunt ook direct linken naar een artikel uit die map (voorbeeld, pdf!) (Alleen toegang via de map zelf zoals Pierre aangeeft in de reacties!)

Meestal loop ik tegen ideeën aan waar ik in een opwelling aan begin, maar waarbij later het resultaat erg tegenvalt. In dit geval zeker niet, dus is er geen spijt van de aankoop en de paar uurtjes die ik inmiddels achter de rug heb om alles online te zetten.